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相手に好印象を持たれるコツを紹介します。
１．開封されるコツ・・・「件名」に具体的に用件を入れる
「ご連絡」「お知らせ」だけでは、相手にとって何の用件か分からず
「怪しいメール」とスルーされることさえあります。
「１１月２０日打合せの件」などと分かり易く、簡潔な件名を心掛け
ましょう。件名の後に名前を入れるのも有効です。
２.情報の同時共有のコツ・・・「TO」「CC」「BCC」を正しく使い分ける
「TO」：メールの内容を直接担当する人
「CC」：その内容に関わる人
「BCC」：他の受信者に名前を伏せて情報を共有したい人
住所変更などを「BCC」で一斉に送る時などは、
「このメールはBCCで一斉にお送りしています」
などの一文があると親切です。
ただし、便利な機能ですが、相手が不快に思うこともあるので乱用
には注意しましょう。
３.全体像を伝えるコツ・・・ビジネスメールは「１メール１用件」が原則
ですが、本題に入るとき、いきなり詳細を書き始めてはいけません。
「次回の打合せの日程が決まりましたので、お知らせ致します。」
などと、どんな目的でメールを書いているか示すことで、相手に全体像が
伝わります。
４．読みやすい文章のコツ
①句読点を適切に打つ
②漢字を使い過ぎない
③箇条書きを用いる
５．用件を正しく伝えるコツ・・情報の漏れを無くすために、文章を
５W２Ｈでまとめると良いでしょう。
６．冷たいイメージを無くすコツ
メールは用件だけを書くと、簡潔である反面、事務的で冷たく感じ
られることがあります。
「ありがとうございます。」の一言を冒頭や最後に入れるだけで、柔らかい
イメージになります。
●クイックレスポンスが決め手！
メールの返信にしても、お礼メールにしても「できるだけ早く」が基本です。
返事に時間がかかる場合は、「確認しました。明日、改めてご連絡します」などと
まずは「読んだことを伝える」ことが大切です。
- Posted at 12/18 |
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