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好印象で気持ちの良い電話の受け方

好印象で気持ちの良い電話の受け方

好印象で気持ちの良い電話の受け方

普段の業務の中で、電話対応をする機会は皆さまも多いと思いますが、
私も事務所にて、電話を取る機会も多いですが・・・
本日は、『好印象で気持ちの良い電話の受け方』についてご紹介します。

顔の見えない相手とのコミュニケーションでは、ことさら気遣いが欠かせません。
印象をよくするポイントを紹介します。

① 第一声は明るく
    第一声で印象がきまります。明るくハキハキと。マスク着用は声が
    こもりやすいので、特に意識しましょう。

② 相手を待たせない
    電話応対の基本は相手を待たせない事。もし待たせてしまったら、
    「お待たせいたしました」の一言を添えましょう。

③ 取り次ぎはスムーズに
    相手の会社名・名前などをしっかり伝えましょう。取り次ぐ相手が
    不在の時は、できればいつコールバックできるかを先方に伝えます。


TKCbusiness news ワンポイントより 引用

自分が受けた電話を、不在中の上司へ伝える手段として、私はメールを普段の業務の
中で使います。携帯電話のアドレスへメールをするので、「簡潔に・分かり易く」
メールの文章を作成する様心掛けています。
また、緊急時やすぐ先方へ折り返しの電話を依頼したい時は、は上司へメールを送信
した後、携帯電話へ1本電話を入れ、入電があった旨伝える等の工夫をしています。

また、メモに残す時も、見た相手が分かり易いように工夫をする事も重要なポイント
ですね。


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人生の振り返り

最近、自分の受講するセミナーの準備資料として、これまでの社会人生活について振り返る機会があり
現在までの出来事や充実度、感情の流れを見える化してみました。

遠い記憶を辿って、グラフにしていくことで、どんなタイミングで自分のやる気スイッチが入ったのか、、
そこには、どんな感情があったのか、、など社会人生活を落ち着いて振り返るのは初めてのような気がします。
とてもいい機会でした。

時間が経過すると環境も変わり、昔と同じようにという訳にはいきませんが、
せっかくの機会なので、今の、そしてこれからのライフプランを自分と家族を絡めて考え、
目標をたててみたいと思いました。

特に女性は男性に比べてターニングポイントが多いと思います。
何かをしてみたいけど・・という気持ちがある時が動くチャンスです。
これならできる、この時間なら作れる  と、できることを挙げて
ポジティブな気持ちで、自分のやりたい何かを見つけていくと良い思います。

【研修報告】ステップアップ研修

【研修報告】ステップアップ研修

【研修報告】ステップアップ研修

10月6日に、弊社企画の「ステップアップ研修」を行いました。
春に入社された新入社員の方々等の、入社後のフォローアップ研修となります。

4社の企業様よりご参加頂き、合計13名での研修を行いました。

午前中は主に、入社してからの事を振返り、頑張った事・困っている事など振り返り
受講生一人一人が発表をする場もありました。

一部研修のご感想を、「受講後アンケート」よりご紹介いたします。


 【質問】 セミナーから即、実践しようと思ったことは何ですか?

 ●報告をする時に結論から報告するようにして行きたいです。
 ●「言ったかではなく」「伝わったか」も確認する。5W2Hを意識して分かり易く伝える。
 ●上司に報連相をする際には、まずは自分でしっかりと考え結論ベースで話そうと思います。
  また、あまり考えず早とちりしてしまう事があるので、まずは自分でしっかり考えてから
      相談するようにします。
 ●作業の区切りや進捗の遅れの際には、しっかりと途中報告を行う事を心掛ける。
  相談時などは現在の状況や自分の意見等も交える話す前に話す内容をしっかりとまとめておく。
   

    【質問】 セミナーに参加して良かった点

 ●今後何をスキルアップして行けばいいのかがよく分かりました。
 ●また悩みだしている時期に立っていたので、改めて基礎・コツを教えて頂き心より
  感謝申し上げます。こう言った機会を頂く事で不安の共有・自信・改善につながります。
 ●大変ためになるお話をありがとうございます。講義型ではなく、参加型でしたので、
  自分の体験談などを交えて話せて良かったです。
 ●この入社半年というタイミングで振り返りと学びを得られたことはとても大きな経験となった。


 
 入社されて、様々な悩みや不安も生じてくる時期かもしれませんね。今回の研修にて
 悩みや不安を解消する事ができたり、悩んでいるのは自分だけではないと思える同じ
 仲間の話を聞けた事もとても大きな経験となると思います。

 皆さんの今後のご活躍を応援しております!


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研修報告

9月末にA社様の新入社員研修フォローアップ研修を行いました。

こちらの企業様では、4月からスタートし、半年間に渡り新人研修とフォローアップ研修を行い今回が最終回を迎えました。

今回は「伝える技術」として、アサーションやホールパート法、PREP法についてグループワークやロールプレイングを交えながら研修を行いました。

どれも聞き慣れない言葉ですが、まとめるとコミュニケーションスキルについてです。

 

以下、受講後アンケートより感想をご紹介します。

 

・伝える技術“アサーション”では、同じ内容でも伝え方が違うだけで、今後の信頼関係や話の捉え方が変わってくるのだと知ることができた。(A氏)

・アサーションやホールパート法、PREP法について、自分の業務で実際に使う場合を考えて学ぶことができた。(B氏)

・アサーションについては、最近まさに自分がかなり仕事を持っていることもあり、例に出たような場面が多くあるため、うまく活用していきたい。(C氏)

・ホールパート法の自己紹介をしたときに、言う側も聞く側も頭の整理がしやすいのだと学んだ。また、最初と最後に結論を言う事で何を伝えたいのかがハッキリすると、印象にも残ると学んだ。(D氏)

 

 

この半年間で学んだことを思い返しながら今後の業務に活かし、さらに成長されていく事を楽しみにしています!


フォローアップ研修

フォローアップ研修

フォローアップ研修

10月に入りました。
早いもので、今年もあと3ヶ月ですね・・・
9月末で緊急事態宣言もあけ、10月最初の週末はお天気にも恵まれたので
外出された方も多いと思いますが・・・

気持ちの良い気候となって来ました。

さて、4月に入社された新入社員の方々も、入社されて半年が経過しました。
コロナ禍での、仕事となりますが・・・どのように成長されたのでしょうか?

弊社でも、3月4月と毎年新入社員研修を行わせて頂いております。
今年も、3月4月に入社された方の、半年後の研修を10月6日に実施する
予定となります。

フォローアップ研修では、
「指示の受け方・仕事の進め方」
「上司から信頼される報告・連絡・相談」

などの内容にて、研修を行います。

入社半年後、仕事に対しての疑問や悩みも発生してくる時期かと思います・・・

春にお会いした新人の方々がどのように成長されたのでしょうか・・・とても楽しみです。

弊社では、研修の前に上司の方に記入して頂く「事前アンケート」を実施しておりますが、
ある企業様がご記入された、資料を確認していると、見覚えのあるお名前を見つけました。
数年前に新入社員研修にご受講頂いた方のお名前が、「上司欄」に記入されていました。
「あれから数年経過し、上司のお立場になられたんだな~」っととても感慨深く、とても
嬉しく感じました。

9月は防災月間 備蓄品の定期点検を!

9月は防災月間 備蓄品の定期点検を!

9月は防災月間 備蓄品の定期点検を!

もしもの時に備えて備蓄品の備えはできていますか?
仕事中に災害が発生すると、従業員が職場に数日間滞在しなければならない
可能性もあります。
非常食の賞味期限等もあるため、備蓄品は定期的に確認しましょう。


★ 職場には最低3日分が必要! ★

 水・・一人当たり1日3ℓ × 3日分 = 9ℓ
  

 主食・・一人当たり1日3食 × 3日分 = 9食


 毛布など・・一人当たり1枚(毛布)

災害発生時、人命救助のデットラインは72時間と言われています。
災害直後に一斉に帰宅してしうと、道路が混雑し緊急車両の通行の
妨げになる可能性があるため、帰宅が可能だとしても、3日間は
むやみに移動しない事が求められています。
企業が用意すべき防災備蓄品には、自治体ごとに規定されている条例など
を参考にしながら、自社の状況に合わせて必要な物・数量を検討しましょう。

  参考資料:内閣府「大規模地震の発生に伴う北区困難者対策のガイドライン」


我が家も、備蓄品として水・食料・生活必需品などをパントリーへ備蓄して
置くように心掛けていますが・・・・
「百均で売っている」「レインコート」これは、とても役に立つので災害でなくても
急に雨が降ってきた時の雨よけに、またナイロンのため、風も通さないので防寒にも
とても役立ちます!
寒暖の激しい、季節の変わり目に大活躍です。
昨日は、お彼岸のためお墓参りに行きましたが、小雨が降っており、急に気温が下がったため
「雨具」としても「防寒具」としてもとても役立ちました。
「車のトランク」「防災リュック」に常備しておくことをお勧めいたします!


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電話というものは難しいなとつくづく感じる出来事がありました。


先日、問合せしたいことがあり、ある保険会社へ電話をしました。

まずは総合案内の番号へ連絡し、簡単に内容を話したところ、然るべき番号を案内されました。

一度電話を切ってそちらへ掛け直したところ・・・。
怪訝そうな声で「こちらの番号はどこで知りましたか?」と言われました。
えっ?と思い、総合案内で案内された旨を伝えると、私の知りたい用件は違う番号とのことです。

またそちらへ掛け直してみると、そこでも違うと言われたのです。
たぶん最終的なものであろう番号を教えていただきましたが、その時点で、問合わせたいことはどうでもよくなってしまいました。
また同じことを説明する元気もなく、明日にしよう・・と。

私も、仕事上 電話応対をしますので、自分が問合せしてみて改めて、相手が見えない電話だからこそ、
声のトーンなど気を付けなければいけないと、強く感じました。

新入社員教育でも、電話応対についての研修があり、若手の皆さんは緊張もあり難しい!と頑張っていました。
社会人における、大事な仕事の一つです。新卒だけでなく、長くその仕事に携わっている方も、一度見直してみる
機会があるといいかもしれません。
私も気を付けたいと思います。






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Newsレター9月号「心理的安全性」と業績の相関性について

Newsレター9月号「心理的安全性」と業績の相関性について

有限会社キャリア・アップです。 いつもご愛顧頂き、誠にありがとうございます。
(*このメールは、ニュースレター会員様及び、 須山と名刺交換をさせて頂いたお客様に
配信しております。)

9月号のNewsレターを配信いたします。
今月のキャリア・アップNewsレターでは、以下の2つの話題を皆様にお伝えします。
 


 1.「心理的安全性」と業績の相関性について
 2.組織診断ツール「ベクアップ」サービスのご案内
 


今月は、これらに注目してご覧ください。
◆組織ベクトル診断「ベクアップ」の動画を制作しました!!  是非、ご覧ください!!

 ★動画でのご紹介  →(1:54)https://youtu.be/IivS4k3z8Mw

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 ↓こちらからダウンロードお願いします。 https://vecup.biz/  
           

(1)心理的安全性とは?

   最近、耳にするようになった「心理的安全性」という言葉。ご存じですか?

  「心理的安全性」とは、組織やチームの中で、誰でも気兼ねなく発言できるかどうかを表す概念です。他の

メンバーに意見を言っても拒絶されることがなく、たとえ自分が失敗してしまった場合でも安心して共有できる状態が、心理的安全性の高い状態だと言えるのです。

 一方で、「トラブルが起きているけど、上司の反応が怖くて言い出せない」「新しい業務をよく理解できていないものの、恥ずかしくて同僚に質問できない」などという環境は、心理的安全性が低いと考えられます。

心理的安全性の低さは、問題の発見を遅らせたり、生産性を低下させたりと、組織やチームに好ましくない影響をもたらす可能性があるのです。

 

(2)「こういうこと、あるある!!

こうしてみると、「心理的安全性」の低い状態というのは、色々な職場でも目にすることが多いと思います。

  例えば、新人が独り立ちする前に、目の前の業務で不安なことができたので、上司に聞いてみようとするが、「何で、そんなことで呼ぶんだ。自分で考えてみろ」と叱られたという経験。そこで、その新人は、自分で

何とかするしかなく、その場は何とかした訳ですが結果的に、上司から「違うじゃないか!」とダメ出しをもらう。

そこから畳みかけるように、「勝手に自己判断でやるなよ!!」と声を荒げて言われたとします。こんな環境が

続くと、その新人は退職していきます。



上記図1は、縦軸の心理的安全性、横軸の成果獲得へのプレッシャーを指標にして、組織 の状態を4

のタイプに類型化しています。


まず、左下は心理的安全性が低く、成果獲得へのプレッシャーも低い「無気力ゾーン」と 呼ばれる状態です。こうした状態にある組織では、働く人がやる気を出すことは難しく、 無気力な集団になりやすいことを示しています。例えば、目標が周知されず、とにかく目の前の仕事だけであり、問題が起きても他人事であり

余分なことを言うと叱られるから目の前の仕事さえやっていればいいという環境がこのゾーンに入ります。

また、右下の「不安ゾーン」は、心理的安全性が低く、成果獲得へのプレッシャーが高い組織です。働く人が

不安になりやすく、メンタル不調者、離職者の増加につながります。例えば、目標は明示されているが、上司の独裁的なリーダーシップであったり、物言える環境がなく、言えたとしても否定されることが続き、結果的に

叱られないために仕事をしている状態であるのがこのゾーンになります。

一方、上段は、心理的安全性が確保されている状態を示していますが、左上の「快適ゾー ン」は、成果獲得へのプレッシャーが低く、このような「ぬるま湯状態」にある組織は 「仲良しグループ」になりやすく、個々の働き方も現状維持に流れてしまいがちです。                      (一部引用: PHP人財開発より)



このゾーンの特徴は、チームで目標が共有され、部下の発言や提案もいきなり否定される環境ではないこと。また、お互いが議論し合いながら、チームとして成長しようとしている状態であるのがこのゾーンです。

 

また、下記の4つのポイントが、「心理的安全性」をつくる上での要素であり、それは、リーダー自身がそのような環境をつくろうとするかしないかで決まってきます。           

1)ネガティブな内容も含めて隠し事なく報告が上がる「話しやすさ」因子、

2)トラブルなどが発生した際チームに共有・相談ができる「助け合い」因子、

3)時代の変化に合わせてチームで新しいことを模索する「挑戦」因子、

4)異質な人材を受け入れ個々の才能を掛け算する「新奇歓迎」因子

という4つの因子があるときだと判明しています。

                  


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 返送先 有限会社キャリア・アップ  FAX  053-411-6859  info@career-up.co.jp 佐々木・花田まで

《編集後記》

配信停止をご希望のお客様は、
大変お手数ですが、本メールに配信停止の旨を返信願います。

★★★組織活性化の仕掛け人!!★★★
(有)キャリア・アップ
静岡県浜松市東区上新屋町228-2
TEL:053-411-6858
mail:info@career-up.co.jp
HP:https://www.career-up.co.jp/

仲秋の名月

仲秋の名月

仲秋の名月

本日は仲秋の名月です。
秋晴れになりましたが、夜はお月様を見る事ができると良いですね。

いつもは、仲秋の名月の日も日々に追われ忘れてしまいがちでしたが、
今年は、我が家はリビングに秋支度をはじめ、ススキを飾り、お団子もお供えしました。

コロナ禍で、おうち時間が増え、日々の暮らしを楽しむ時間のゆとりが
出来た気がします。

皆さんも、今夜はほっと一息、夜空を見上げてみて下さい。


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伝わりやすい話し方のコツ

伝わりやすい話し方のコツ

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 伝わりやすい話し方には、型があります。
 普段の会話からプレゼンまで、様々な場面で使える話し方の
 コツを押さえておきましょう。

 ① 結論から話す。

 ② 理由を説明。
  
 ③ 具体例で補う。


 話し掛ける時は、相手の状況にも注意を払いましょう。
 
 話し掛ける時は、「2~3分だけよろしいですか」など、
 必要な時間を具体的に示した上で相手の状況を確認しましょう。
 また、あらかじめ話したい内容を頭の中でまとめておくと、必要な
 時間もわかり、スムーズに話を進められます。


 TKCbusiness news ワンポイントより 引用 


 
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