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電話のかけ方４つのポイント

電話のかけ方４つのポイント

電話のかけ方４つのポイント

緊急事態宣言の解除に伴い、徐々に会社へ行く機会が増えたりする方も多いと
思います。
「新しい生活様式」により、今まで当たり前であった仕事の仕方・生活様式に変化が必要に
なってくるのかもしれません。

そこで、本日は「電話のかけ方４つのポイント」についてご紹介いたします。

電話をかけるとき、相手の立場に立ち、事前準備をきちんと行い、明るい声で滑舌よく
話すようにしましょう。

1．事前準備を万全に
　相手の社名・役職・名前の読み方などは事前によく確認します。
　話す要件を整理し、関連資料なども手元に準備します。

２．タイミングを配慮
　常に相手の都合を考慮して、話しかけるようにしましょう。
　始業時間の前後や昼休み、営業時間外などは避けるのが基本です。

３．要件は簡潔に
　「時は金なり」電話は通話料金だけでなく、相手の貴重な時間を
　使います。話す要件は分かりやすく簡潔に。

４．受話器は静かに置く
　「ガチャン」と切るのではなく、静かに指でフックを押さえるか、受話器
　の耳側から置くようにしましょう。

顔と名前を覚える４つのコツ

顔と名前を覚える４つのコツ

顔と名前を覚える４つのコツ

コロナウィルス感染拡大防止のため、在宅ワークを行われている企業様も多いと思います。
通常ですとこの時期は、新しい出会いの季節で、新たに出会った方と名刺交換をしたり・・・
などの機会も多いはずですが、今年度はなかなか人ともお会いする事ができず、名刺交換などの
機会も減っているとは思いますが・・・こんな時だからこそ！！
今後ご活用出来る手法をご紹介していきます。


「前に会っているはずなのに名前が出て来ない・・・」こんな経験はありませんかありませんか。
名前と顔を確実に覚えるのは初対面のときが肝心です。

①特徴づける情報を引き出す
名刺を受け取った時に、読み方の確認をしながら、名前の特徴や由来を尋ねてみましょう。
また、雑談の中で「休日は何をされているんですか？」などと趣味や特技等の情報が聞き
出せれば、映像として記憶にとどまりやすくなります。

②顔が似ている有名人と関連づける
初対面のときに、自分の知人や有名人と関連づけると覚えやすいものです。
普段からすれ違う人を見て「〇〇に似ている」と想像するとトレーニングになります。
顔全体ではなく、一部のパーツだけに絞るのも効果的です。

③繰り返して名前を呼ぶ
これは最も簡単で効率的なコツと言えます。
習慣として最初にあった時から名前で呼びかけるように心掛ければ、自分の脳にも記憶が
定着します。
な目を呼ばれる相手も嫌な気はしない物です。

④「記憶」を早めに「記録」する
相手と別れたら、印象が残っている内に素早く記録しましょう。
スマホに入力しておくだけでもOKです。
名刺の空きスペースに書いても良いですが、本人の前で名刺に書き込むのはマナー違反
です。

伝わる「クッション言葉」その３　改善して欲しい

伝わる「クッション言葉」その３

伝わる「クッション言葉」その３　改善して欲しい

前回「断る」時のクッション言葉をご紹介しました。
今回は、相手に「改善して欲しい」時のクッション言葉についてお話しします。

次の話は以前、私が経験した場面です。
当時アルバイトをしていた書店で、後輩に「明日は地味な服装で出勤しようね」と伝えました。
翌日、その後輩は「ゴールドの大きなリングピアス」に「露出のある黒のダメージTシャツ」「ダメージジーンズ」で来ました。
私は（しまった！）と思いました。
（「地味」は人によって尺度が違うのか！）
（後輩なりに「地味な服」を選んできてはくれたが、書店という場にはふさわしくない格好だ）
（「この色・このデザインは避けて」「良い例はこう」と具体的に示すべきだった！）
（後輩に悪い事をしてしまった…）
と反省しつつ、責めずに改めてもらうにはどう伝えようか…。


こういった時
「責めず」に伝える事が出来るのはやはり「クッション言葉」


【改善して欲しい時】
　・説明が十分ではなかったかもしれませんが、
　・私どもの説明不足だったかもしれませんが、
　・言葉が足りなかったかもしれませんが、


という言葉を頭に付けるだけで「相手への配慮」や「思いやり」を示すことができますね。
私の体験談の場合は、「それじゃダメだよ。もっと地味な服で来て！」と伝えるよりも、「私の説明不足だったかもしれないけれど、アクセサリーはつけないで、ダメージのない素材のものにしようね」「色はそれで良いよ」と伝えれば、トゲもなく伝わりますよね。


ビジネスの場でも、「クッション言葉」は断ったりをソフトに伝えられるとても良いものですよね。
例えば、

◆遅刻が気になる部下がいたら
　「最近遅刻が多いよ！困るんだけど」と責めるよりも
　「私の説明不足だったかもしれませんが、7時45分には出社してください。」

◆途中経過を報告してくれない後輩に
　「なんで報告しないの！」と責めるよりも
　「私の説明不足だったかもしれないけれど、途中経過を報告するのがこの職場のルールだから、お願いね。」


など。「クッション言葉」＋「具体的な例を示す」ことで相手にトゲが無く伝わりますね。
人間関係やコミュニケーションを円滑にするために、私はやはり「クッション言葉」を使っていきたいと思いました。

伝わる「クッション言葉」その２　断る

伝わる「クッション言葉」その２

伝わる「クッション言葉」その２　断る

前回「相手に依頼する」時のクッション言葉をご紹介しました。
今回は「断る」時のクッション言葉についてお話しします。

例えば、人から「明日ハンバーグを食べに行こう」と言われ、
(明日は、予定があるし無理だなあ)という場合。
(どうやったらトゲのない断り方が出来るかな…)と頭を抱えます。

こういった
・人から何か依頼をされたけれど、依頼を断る時
・人からお誘いを頂いたけれど、誘いを断る時

こんな時こそ「クッション言葉」を活用します。


【相手の依頼・誘いを断る時】
　・あいにくですが、
　・せっかくですが、
　・ご意向に添えず、
　・申し訳ありませんが、
　・（〇〇さんのご依頼をお断りするのは）心苦しいのですが、

という言葉を頭に付けるだけで「相手への配慮」や「思いやり」を示すことができますね。
「明日は無理」と伝えるよりも、「せっかくだけれど、明日は予定があって。また誘ってね。」と伝えれば、トゲもなく「本当は一緒にハンバーグを食べに行きたいんだよ…」という気持ちが伝わります。


日常生活でも、ビジネスの場でも、「クッション言葉」は断ったりをソフトに伝えられるとても良いものですよね。
例えばビジネスの場で「○○の件お願いね」と依頼され、それを断らねばならない時。「できません」とただ断りを入れるよりも、クッション言葉を活用して「あいにくですが、３時までに仕上げなければならない急ぎの件がありまして…」
こう言われて気分を悪くする方はいないと思います。


人間関係やコミュニケーションを円滑にするためには、私は「クッション言葉」を使っていきたいと思いました。
「改善して欲しい時」などの、別のシーンでの「クッション言葉」はまたご紹介いたします。

伝わる「クッション言葉」１　依頼する

伝わる「クッション言葉」

伝わる「クッション言葉」１　依頼する

人にものを尋ねる時、依頼する時、次のような事がありました。

「こちらの書類、全てチェックしていただけますか？」
仲の良い先輩に、このようにお願いしたところ、「⋯分かった。」渋い顔をされてしまいました。

後で先輩に聞いたところ、「この忙しい時に持ってきやがって‼」と少しムッとされたそうです。
「だいたい、言い方が一方的で冷たいんだよ。」とも言われてしまいました。

その時の私が、もう少し言葉を知っていたのなら、次の言葉を付け加えます。
「お忙しい所申し訳ございませんが、こちらの書類、全てチェックしていただけますか？」
 

この言葉は「クッション言葉」と言われるものです。
「クッション言葉」とは
ストレートに言ってしまうときつくなりがちな言葉の衝撃を「やわらげてくれる」働きをもつ言葉です。

【相手に依頼する時】
　・恐れ入りますが、
　・お通お掛けしますが、
　・ご面倒でなければ、
　・ご都合がよろしければ、
　・お忙しい所申し訳ありませんが、

という言葉を頭に付けるだけで「相手への配慮」や「思いやり」を示すことができるのです。
言いにくいことも言いやすく、伝わりやすくなりますね。

ビジネスの場だけでなく、日常生活の中でも「クッション言葉」はお願いしたり断ったりをソフトに伝えられるとても良いものですよね。
例えば、「申し訳ないけれど、○○の件お願いね」「都合がよかったら、○○してもらってもいい？」など
こう言われて気分を悪くする方はいないと思います。
人間関係やコミュニケーションを円滑にするためには、私は「クッション言葉」を使っていきたいと思いました。


「断る時」「改善して欲しい時」などの、別のシーンでの「クッション言葉」はまたご紹介いたします。

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「結局、何が言いたいの？」
自分は伝えたつもりでも、相手にこう思われたら意味がないですよね。

例えば会議中に・・・
「まず、A社の売上は増えていると思います。次に、B社の売上もすごく増えているみたいです。さらに、C社の売上もとても増えているようです。ですので結論をいうと商品は増産するにはするのですが、ただ会議で検討した例の案件がありますので、さらに来月の…」
などと言われたらいかがでしょうか。
聞き手としてはモヤモヤしてしまいます。

・売上は「何が」「どれだけ」増えて、「結論」は？
・曖昧な表現だけれど、本当に売上は増えているの？
・いったい何が言いたいのか？


先ほどの文章をを言い換えてみると…
「商品を増産します。なぜならばA社は○○円、B社は○○円、C社は○○円売上が増えたためです。ただし、会議で検討した例の案件がありますので来月の…」
先ほどよりも「相手は”商品の増産”についてを言っている」と、相手の言いたい事の意図が伝わりますね。

・短い言葉でハッキリ話す
・言いたい事に根拠を添える
・主語を明確にする
・接続詞を多用しない
・「～です。なぜなら…だからです。」
★論理的に説明できる根拠を用意しておくと、相手が納得し、合意を得やすくなるそうです。

どれも日常生活で改善できることばかりです。
相手が理解しやすい話し方に変えれば、仕事がスムーズに進み、評価も自信もアップすること間違いありません。
近日中に、ありがちな日頃の言葉遣いのクセを振り返り、仕事が進む話し方をご紹介予定です。

ビジネスニュース

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すぐやる人の共通習慣

「すぐやる人」と「やれない人」の決定的な違いはなんでしょうか。
「すぐやる人」は、気合や意志力だけではなく、仕組みと習慣で自分を動かしています。

＜すぐやる人＞
１.小さな石から動かそうとする・・心理的に負担の少ない簡単な作業からはじめると、気分も上向き、リズム感がうまれる

２.期限を自分で決める・・与えられた期限よりも早い期限を自ら設定する。期限時間を意識することで集中力が高まる。

３.記録を大切にする・・メモなど、記録をつけ、現実とのギャップを客観的に把握することで、行動へのステップアップとなる



＜すぐやれない人＞
１.大きな石から動かす・・取り掛かりが遅くなり、はじめてもすぐに疲れてしまいやる気をなくしてしまう

２.期限に間に合わせる・・時間があるうちは、緊張感が薄れてしまい、なかなか取り掛かれない。

３.記憶だけに頼る・・人の記憶は曖昧。現実を歪めて自分に都合よく認識しがち。

ビジネスニュース

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話し上手は聞き上手

聞く力がアップする４つのコツ

１.相手に興味と共感をもつ・・まず、相手の事を知りたいと思うことが大切

２.笑顔とアイコンタクト・・会話の内容の前に「視覚」で認識される表情で相手の気持ちは大きく変わります

３.話す割合は「相手７：自分３」・・聞き手に回ることで、相手は会話を楽しく感じます

４.相づち・質問を上手にはさむ・・ただ黙って聞いているだけでは、聞き上手にはなれません。相手を気遣う言葉も大切

話していて「楽しい」と感じる相手には、共通点があるようです。
「聞く力」をアップさせて話し上手になりましょう。

「疲労」解消で集中できる体へ

「疲労」解消で集中できる体へ

「疲労」解消で集中できる体へ

頭が重い。だるい。
肩が凝った。体が冷える。脚がむくむ…。

デスクワークなどで長時間座ったまま同じ姿勢で仕事を続けていると、
血行が悪くなり【腰痛】【肩こり】【背中の張り】【足のむくみ】【頭痛】などにつながり、
体の「疲労感」や「違和感」を感じやすくなります。

「疲労感」や「違和感」は、睡眠不足と同じく【集中力が落ちやすい状態】を引き起こします。
集中力が落ちてしまうと、作業効率は落ち、ミスも増えてしまいます。
これらを防ぐには

　・席を立つ
　・少し伸びをする
　・水を飲む
　
たったこれだけの事で解消し、体が【集中しやすい状態】に整われることもあるそうです。
1時間に1度、可能であれば、30分に1度、「席を立つ」習慣をつけるだけでも
「疲労感」の緩和につながり業務に集中できるとなると、さほど難しくない気がしてきますね。

集中して業務をおこなえたら、きっと気持ちよく仕事ができますよね。
できることから行動してみませんか？

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業務効率を上げる「集中力の高さ」を維持するには

業務効率を上げる「集中力の高さ」を維持するには

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学生の頃、長時間テスト勉強をおこなっていると、いつの間にか近くの雑誌を手に取ったり、スマートフォンをいじったり…
そんな経験がおありではないでしょうか？

ある企業の研究によると「連続して60分」勉強をおこなったグループよりも、
「休憩をはさんで15分×3セット(計45分)」勉強をおこなったグループの方が
テストの点数が高いという結果が出たそうです。

「長時間 勉強」するよりも「短時間で集中して勉強」した方が「高い成果」が出せたのですね。
これは業務に置き換えても同じことで「集中力の高さ」が「業務効率を良くする」といえます。

集中力は持続できません。
長時間勉強を続けたグループは、時間の経過とともに集中力が低下し、
特に【40分】を境に急激に集中力が落ちたそうです。

では、業務能率をあげるためには、どうすればよいでしょうか？

　・適度に休憩や休息を取る。
　・集中する時間を決めて計画する。

など、他にも日常的に

　・十分な睡眠をとる。
　・疲労をためないよう心掛ける。

なども言えると思います。
できることから行動していきたいですね。

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