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ビジネスマナーの基本

ビジネスマナーの基本

ビジネスマナーの基本

４月に入社された新入社員の方々も、自宅待機等で新しい職場になかなか出勤できなかったり
今まで仕事をされた方も、在宅勤務で久しぶりに職場に戻られた方等この時期は多いとかと思います。

そこで、本日は「ここからスタート！ビジネスマナーの基本」についてご紹介します。


1．時間を守る
　出社時間・会議の開始じかんなど余裕をもって

２．身だしなみを整える
　ポイントは、「清潔」「機能性」「調和」

３．あいさつをする
　「笑顔」と「自分から先に」が決め手

４．言葉遣いに気をつける
　同僚・後輩にもきちんとした言葉遣いを


良い習慣は、それが人柄になって行きます。
「人は心構えを変えることによって、人生を変えることができる」～ウィリアム・ジェームズ

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう２　会議やプレゼンの場

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう２　会議やプレゼンの場

「結局、何が言いたいの？」
自分は伝えたつもりでも、相手にこう思われたら意味がないですよね。
ここでは会議やプレゼンの場で使われやすい「日頃の言葉遣いのクセ」を振り返ります。


会議やプレゼンの場で
◆「〇〇ではないでしょうか」
　　丁寧に言おうとしているのだろうけれど、押しつけがましい印象。
　　相手の同意を得つつ自分の思い通りに推し進めたい、という意図を感じてしまうという方も。
　　（改善→「〇〇です。なぜなら～」）

◆「〇〇だと思います」
　　自信がないのかな？という印象を与えます。
　　（改善→「〇〇です」と言い切ります。根拠が曖昧な時・推量の時は「〇〇でしょう」を使います）

◆「そして、〇〇です。そして、〇〇ですね。」
　　そして、を連発すると事実や意見が積み重なって因果関係も不明確になってしまいがち。
　　それ以前に話が長くて「この人、何が言いたいの？」と相手を困惑させます。
　　（改善→「そして」は1回まで。「または」「あるいは」などの接続詞を使います）

◆「まず〇〇、次に〇〇、更に〇〇、それから〇〇」
　　自分の提案のメリットを並べたい！というあなたの主張はもう分かった。
　　ただ、列挙しすぎて記憶に残らない。という残念な結果になってしまうかも。
　　（改善→根拠は３つまで）

◆「とても、すごく」
　　強い感情を表現したい時に連発しがちです。
　　ここぞという時に絞って使う事で重要なポイントを伝えられますが、連発すると「本当に重要？」と
　　相手に感じさせてしまいます。
　　それよりも、事実や数字で重要性を伝えた方が聞き手は分かりやすいですね。
　　（改善→連発しない）

◆「普通なら…」
　　自分の思いこみ・願望を「普通」としてはいないでしょうか。
　　それでは説得力に欠けてしまいます。データから普遍的な事実であることを提示しながら伝えましょう。
　　（改善→データを示して説得力をアップ）


子供の頃、友達に「すごく大きな犬を見た！すごい、すごく大きい！」と言われたときの事を思い出しました。
私はその時、「友達が大きな犬を見た」という事実は分かりました。しかしその犬が「どれほど大きいのか、どのように大きいのか、何と比べて大きいのか」は全く分かりませんでした。友達があまりにも「すごい」「すごい」というので、終いには「…本当にすごいの？」と思ってしまいました。

このように、感情だけではデータは伝わらず、聞き手としてはモヤモヤする状態になってしまいます。
上の一覧は使われやすい言葉のごく一部です。もしも、この中で「この言葉けっこう使っているかも」と感じるものがあったとすれば、あなたの話は言い方を変えるだけでさらに伝わりやすくなるかもしれませんね。

電話のかけ方４つのポイント

電話のかけ方４つのポイント

電話のかけ方４つのポイント

緊急事態宣言の解除に伴い、徐々に会社へ行く機会が増えたりする方も多いと
思います。
「新しい生活様式」により、今まで当たり前であった仕事の仕方・生活様式に変化が必要に
なってくるのかもしれません。

そこで、本日は「電話のかけ方４つのポイント」についてご紹介いたします。

電話をかけるとき、相手の立場に立ち、事前準備をきちんと行い、明るい声で滑舌よく
話すようにしましょう。

1．事前準備を万全に
　相手の社名・役職・名前の読み方などは事前によく確認します。
　話す要件を整理し、関連資料なども手元に準備します。

２．タイミングを配慮
　常に相手の都合を考慮して、話しかけるようにしましょう。
　始業時間の前後や昼休み、営業時間外などは避けるのが基本です。

３．要件は簡潔に
　「時は金なり」電話は通話料金だけでなく、相手の貴重な時間を
　使います。話す要件は分かりやすく簡潔に。

４．受話器は静かに置く
　「ガチャン」と切るのではなく、静かに指でフックを押さえるか、受話器
　の耳側から置くようにしましょう。

顔と名前を覚える４つのコツ

顔と名前を覚える４つのコツ

顔と名前を覚える４つのコツ

コロナウィルス感染拡大防止のため、在宅ワークを行われている企業様も多いと思います。
通常ですとこの時期は、新しい出会いの季節で、新たに出会った方と名刺交換をしたり・・・
などの機会も多いはずですが、今年度はなかなか人ともお会いする事ができず、名刺交換などの
機会も減っているとは思いますが・・・こんな時だからこそ！！
今後ご活用出来る手法をご紹介していきます。


「前に会っているはずなのに名前が出て来ない・・・」こんな経験はありませんかありませんか。
名前と顔を確実に覚えるのは初対面のときが肝心です。

①特徴づける情報を引き出す
名刺を受け取った時に、読み方の確認をしながら、名前の特徴や由来を尋ねてみましょう。
また、雑談の中で「休日は何をされているんですか？」などと趣味や特技等の情報が聞き
出せれば、映像として記憶にとどまりやすくなります。

②顔が似ている有名人と関連づける
初対面のときに、自分の知人や有名人と関連づけると覚えやすいものです。
普段からすれ違う人を見て「〇〇に似ている」と想像するとトレーニングになります。
顔全体ではなく、一部のパーツだけに絞るのも効果的です。

③繰り返して名前を呼ぶ
これは最も簡単で効率的なコツと言えます。
習慣として最初にあった時から名前で呼びかけるように心掛ければ、自分の脳にも記憶が
定着します。
な目を呼ばれる相手も嫌な気はしない物です。

④「記憶」を早めに「記録」する
相手と別れたら、印象が残っている内に素早く記録しましょう。
スマホに入力しておくだけでもOKです。
名刺の空きスペースに書いても良いですが、本人の前で名刺に書き込むのはマナー違反
です。

伝わる「クッション言葉」その３　改善して欲しい

伝わる「クッション言葉」その３

伝わる「クッション言葉」その３　改善して欲しい

前回「断る」時のクッション言葉をご紹介しました。
今回は、相手に「改善して欲しい」時のクッション言葉についてお話しします。

次の話は以前、私が経験した場面です。
当時アルバイトをしていた書店で、後輩に「明日は地味な服装で出勤しようね」と伝えました。
翌日、その後輩は「ゴールドの大きなリングピアス」に「露出のある黒のダメージTシャツ」「ダメージジーンズ」で来ました。
私は（しまった！）と思いました。
（「地味」は人によって尺度が違うのか！）
（後輩なりに「地味な服」を選んできてはくれたが、書店という場にはふさわしくない格好だ）
（「この色・このデザインは避けて」「良い例はこう」と具体的に示すべきだった！）
（後輩に悪い事をしてしまった…）
と反省しつつ、責めずに改めてもらうにはどう伝えようか…。


こういった時
「責めず」に伝える事が出来るのはやはり「クッション言葉」


【改善して欲しい時】
　・説明が十分ではなかったかもしれませんが、
　・私どもの説明不足だったかもしれませんが、
　・言葉が足りなかったかもしれませんが、


という言葉を頭に付けるだけで「相手への配慮」や「思いやり」を示すことができますね。
私の体験談の場合は、「それじゃダメだよ。もっと地味な服で来て！」と伝えるよりも、「私の説明不足だったかもしれないけれど、アクセサリーはつけないで、ダメージのない素材のものにしようね」「色はそれで良いよ」と伝えれば、トゲもなく伝わりますよね。


ビジネスの場でも、「クッション言葉」は断ったりをソフトに伝えられるとても良いものですよね。
例えば、

◆遅刻が気になる部下がいたら
　「最近遅刻が多いよ！困るんだけど」と責めるよりも
　「私の説明不足だったかもしれませんが、7時45分には出社してください。」

◆途中経過を報告してくれない後輩に
　「なんで報告しないの！」と責めるよりも
　「私の説明不足だったかもしれないけれど、途中経過を報告するのがこの職場のルールだから、お願いね。」


など。「クッション言葉」＋「具体的な例を示す」ことで相手にトゲが無く伝わりますね。
人間関係やコミュニケーションを円滑にするために、私はやはり「クッション言葉」を使っていきたいと思いました。

伝わる「クッション言葉」その２　断る

伝わる「クッション言葉」その２

伝わる「クッション言葉」その２　断る

前回「相手に依頼する」時のクッション言葉をご紹介しました。
今回は「断る」時のクッション言葉についてお話しします。

例えば、人から「明日ハンバーグを食べに行こう」と言われ、
(明日は、予定があるし無理だなあ)という場合。
(どうやったらトゲのない断り方が出来るかな…)と頭を抱えます。

こういった
・人から何か依頼をされたけれど、依頼を断る時
・人からお誘いを頂いたけれど、誘いを断る時

こんな時こそ「クッション言葉」を活用します。


【相手の依頼・誘いを断る時】
　・あいにくですが、
　・せっかくですが、
　・ご意向に添えず、
　・申し訳ありませんが、
　・（〇〇さんのご依頼をお断りするのは）心苦しいのですが、

という言葉を頭に付けるだけで「相手への配慮」や「思いやり」を示すことができますね。
「明日は無理」と伝えるよりも、「せっかくだけれど、明日は予定があって。また誘ってね。」と伝えれば、トゲもなく「本当は一緒にハンバーグを食べに行きたいんだよ…」という気持ちが伝わります。


日常生活でも、ビジネスの場でも、「クッション言葉」は断ったりをソフトに伝えられるとても良いものですよね。
例えばビジネスの場で「○○の件お願いね」と依頼され、それを断らねばならない時。「できません」とただ断りを入れるよりも、クッション言葉を活用して「あいにくですが、３時までに仕上げなければならない急ぎの件がありまして…」
こう言われて気分を悪くする方はいないと思います。


人間関係やコミュニケーションを円滑にするためには、私は「クッション言葉」を使っていきたいと思いました。
「改善して欲しい時」などの、別のシーンでの「クッション言葉」はまたご紹介いたします。

Ｎｅｗｓレター4月号配信！！

Ｎｅｗｓレター4月号配信！！

4月のＮｅｗｓレターを配信いたします。
今月のキャリア・アップＮｅｗｓレターでは、【今こそ考える「新人教育」】という話題で皆様にお伝えします。

　１．コロナで相次ぐ研修中止。今こそ考える「新人研修」
　２．ピンチな時にこそおススメの３つの研修法
　３．キャリア・アップ新入社員研修DVD化のご案内

これらに着目して今月もご覧ください。


世界中で猛威を振るっている新型コロナウイルス!! 飲食店はじめ数々の企業でもかなりの打撃を受けております。もちろん、弊社でも例年なら3月・4月は超多忙な時期ですが、今年は研修のキャンセルと延期が相次ぎ、例年に比べかなりの売上の落ち込みとなりました。また、このような状況の中、新入社員の入社式も取り止める企業もあり、また企業によってはその新入社員をゴールデンウィークまで自宅待機させる方向で決定していますが、新入社員の彼らにとっては出鼻をくじかれた状態が続いております。この怒りと不安と悲しみをどこにぶつけたらよいかもわからず、これも致し方ないと自分で自分の気持ちをなだめるしかない状況であります。

しかし、だからといって経営者そして人事担当者の皆様には、「コロナの影響で、新入社員研修は中止になっちゃった」だけで済ませて欲しくないと思っています。4月に入社したばかりの新入社員にとっては、新入社員でいられる時期は今しかないのです。どうか、新人育成を諦めないでください。このような最大のピンチをチャンスと考え、彼ら新人に対して他の教育の方法はないかと考えてあげることも必要に思います。



■そもそも、「新入社員研修の目的」とは?

　　希望に胸膨らませ入社した新入社員にしてみれば覚悟はしていたけれど、学生時代とのギャップに悩み、気持ちはあっても職場環境や上司先輩の考え方についていけない新人もおります。
頭では「コミュニケーション能力」が必要だと分かっていても、具体的にどう上司や先輩、顧客とコミュニケーションをとっていいのか分からず悩んでいる新人もおります。
それが原因で、退職につながってしまうのも現状です。

　また、上司先輩にしてみたら、「そんなことぐらい知らないのか!」と、教育以前の話だと思っている訳ですが、そこで終わらせしまうと、新人の困っている根本的なところが解決できないまま事が進んでいくだけとなります。
また、社会人としての土台がないまま業務知識だけが積み上がっていく状態となるのです。

ビジネスの現場は、新人が想像している以上に「現場は戦場」であり、武器も持たずにいたら、戦場に投げ込まれた新人の心身はボロボロになっていきます。

そこで、必要なのが、その「戦場」に入るための、武器となる「礼儀礼節・マナー・コミュニケーション能力」などの「社会人基礎力」。
そして、「目標意識や納期管理」の「任務遂行能力」。
また、目指すべき目標として、個人目標だけでなく「組織やチームの理念や目標の認識」等が必要です。
こうした社会人となる土台を作るために新入社員研修が行われるのであり、ただの通過儀礼ではないことを知って頂きたいと思います。



■　成長のための「6つ」のステップ

「知る」と「分る」も、「分かる」と「できる」も同じようで実は違うのです。

知らない
知っている
やってみる
わかる
できる
やっている

 

　コロナウイルスの影響で、確かに「研修中止」を余儀なくされております。
しかし、考え方を変えれば、今時のツールを使えば、しっかりと新人に教育はできるかと思います。
そこで、教育を可能にする3つの方法をご紹介します。

 既存の集合型研修
　集合研修のメリットは、知らない状態からのできるまでに、受講者のレベルを一気に引き上げると同時に、その場の熱気や互いの刺激を受けることができます。一方、デメリットは、受講者が同じ場所に会する必要があることと一人の講師が指導できる人数に限界値があることです。

オンライン研修　（リアルタイムで各人の場所からスカイプやZoom を活用し受講）
オンライン研修のメリットは、何十人かで接続し、各人の持ち場から研修を受講できること、また、相互でコミュニケーションもとれることです。デメリットとしては、上記でいうと知らない～やってみる　の段階までは可能ですが、わかる・できる　までの段階は、一部の受講生のみとなってしまいます。　

 動画研修（DVDやYouTubeなどにて受講）
まず、デメリットから言いますと知らない～やってみる までは可能ですが、そこには一方通行での進め方となります。
また、全員が到達できるレベルは知っているからやってみるまではできますが、そこに、講師の目から見たアドバイスはできないことです。しかし、メリットとしては、自分の都合の良い時間に何度も繰り返し映像を見ることができ、反復練習に使えたり社内でも何人でも視聴できるというのがメリットであります。

 

■今できることを模索する

このようにピンチをチャンスにして、教育は「できない」「やらない」と諦める前に上記のメリットやデメリットを考慮して、自社の「今できること」を模索することも必要に思います。
即ち、コロナの影響がある現在はリスクを回避して、オンライン研修や動画研修を行い、少し落ち着いてから基礎力強化のための集合型研修にするといった方法にする・・・など、このような選択肢もあると思います。

【ピンチをチャンス】に、そして【今できること】実施する

今年の新入社員も自社の未来を担う人財です。
その未来を担う人財をこのような時期でも、あきらめずに【今、できる一歩】から一緒にやっていきませんか。
（須山より）









新入社員研修DVDのお問い合わせ・お申し込みは、下記よりお願いします。
https://www.career-up.co.jp/inquiry/?mode=detail&article=3


編集後記
・コロナウイルスの影響で色々制限されますが、今だからこそできる事もあるのかなと思います（根）
・コロナウイルスの影響で先行きが不安な世の中ですが、早く終息する事を願います（花）


★★★組織活性化の仕掛け人！！★★★
（有）キャリア・アップ
静岡県浜松市東区上新屋町２２８－２
TEL：０５３－４１１－６８５８
mail：info@career-up.co.jp
HP：https://www.career-up.co.jp/

「コロナで相次​ぐ研修中止 今こそ考える「新人教育」

「コロナで相次​ぐ研修中止 今こそ考える「新人教育」

世界中で猛威を振るっている新型コロナウイルス!! 、弊社でも例年なら3月・4月は超多忙な時期ですが、今年は研修のキャンセルと延期が相次ぎました。また、このような状況の中、新入社員の研修を中止せざる多い企業様も多く、新入社員研修にお困りのお客様の声も多く耳に届きます。そこで、こんなピンチな時こそ新たな「新入社員研修法」をご案内致します。




新入社員研修DVDのお問い合わせ・お申し込みは、下記よりお願いします。
https://www.career-up.co.jp/inquiry/?mode=detail&article=3

伝わる「クッション言葉」１　依頼する

伝わる「クッション言葉」

伝わる「クッション言葉」１　依頼する

人にものを尋ねる時、依頼する時、次のような事がありました。

「こちらの書類、全てチェックしていただけますか？」
仲の良い先輩に、このようにお願いしたところ、「⋯分かった。」渋い顔をされてしまいました。

後で先輩に聞いたところ、「この忙しい時に持ってきやがって‼」と少しムッとされたそうです。
「だいたい、言い方が一方的で冷たいんだよ。」とも言われてしまいました。

その時の私が、もう少し言葉を知っていたのなら、次の言葉を付け加えます。
「お忙しい所申し訳ございませんが、こちらの書類、全てチェックしていただけますか？」
 

この言葉は「クッション言葉」と言われるものです。
「クッション言葉」とは
ストレートに言ってしまうときつくなりがちな言葉の衝撃を「やわらげてくれる」働きをもつ言葉です。

【相手に依頼する時】
　・恐れ入りますが、
　・お通お掛けしますが、
　・ご面倒でなければ、
　・ご都合がよろしければ、
　・お忙しい所申し訳ありませんが、

という言葉を頭に付けるだけで「相手への配慮」や「思いやり」を示すことができるのです。
言いにくいことも言いやすく、伝わりやすくなりますね。

ビジネスの場だけでなく、日常生活の中でも「クッション言葉」はお願いしたり断ったりをソフトに伝えられるとても良いものですよね。
例えば、「申し訳ないけれど、○○の件お願いね」「都合がよかったら、○○してもらってもいい？」など
こう言われて気分を悪くする方はいないと思います。
人間関係やコミュニケーションを円滑にするためには、私は「クッション言葉」を使っていきたいと思いました。


「断る時」「改善して欲しい時」などの、別のシーンでの「クッション言葉」はまたご紹介いたします。

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「結局、何が言いたいの？」
自分は伝えたつもりでも、相手にこう思われたら意味がないですよね。

例えば会議中に・・・
「まず、A社の売上は増えていると思います。次に、B社の売上もすごく増えているみたいです。さらに、C社の売上もとても増えているようです。ですので結論をいうと商品は増産するにはするのですが、ただ会議で検討した例の案件がありますので、さらに来月の…」
などと言われたらいかがでしょうか。
聞き手としてはモヤモヤしてしまいます。

・売上は「何が」「どれだけ」増えて、「結論」は？
・曖昧な表現だけれど、本当に売上は増えているの？
・いったい何が言いたいのか？


先ほどの文章をを言い換えてみると…
「商品を増産します。なぜならばA社は○○円、B社は○○円、C社は○○円売上が増えたためです。ただし、会議で検討した例の案件がありますので来月の…」
先ほどよりも「相手は”商品の増産”についてを言っている」と、相手の言いたい事の意図が伝わりますね。

・短い言葉でハッキリ話す
・言いたい事に根拠を添える
・主語を明確にする
・接続詞を多用しない
・「～です。なぜなら…だからです。」
★論理的に説明できる根拠を用意しておくと、相手が納得し、合意を得やすくなるそうです。

どれも日常生活で改善できることばかりです。
相手が理解しやすい話し方に変えれば、仕事がスムーズに進み、評価も自信もアップすること間違いありません。
近日中に、ありがちな日頃の言葉遣いのクセを振り返り、仕事が進む話し方をご紹介予定です。

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