今月のキャリア・アップニュースレターでは、以下の2つの話題を皆様にお伝えします。
1. 「”業務日報”を有効活用するには…。（上司も部下も）」と題し、日々の業務で当たり前に使って
いる業務日報を有効活用し、単なる業務内容の確認だけでなく、もう一歩進んだ使い方、そのメ
リットをご紹介しております。
２. 「やってはいけない、こんな声かけ！！事例で確認マネジメントスキル」
日常の中でよく見られる光景を切り取って、上司から部下への声かけの仕方を考えます。
部下の本心を掴むには、果たして、どのような声かけが効果的なのでしょうか？
みなさんの会社には、「業務日報」はありますか?
その質問に対して、「業務日報はあるが、部下は面倒くさがって、あまり書きたがらない」とか「うちは、朝ミーティングで進捗確
認をしているので、日報はない」等々、色々な会社があると思います。
そこで、今回の内容は、弊社内の「業務日報」について書いてみようと思います。
弊社のスタッフたちは、毎日の日報をとてもよく書いてくれます。仕事以外に、毎日それを書くとなるとそれだけで、ひと仕事となる
ので、書きたがらない人も多いのが事実ですが・・・。
しかし、どんな仕事がどのくらい進んでいるのか、どんなことに困っているのか、どんなことを確認したいのか、ミスの原因は何で、
もっと次からどのようなことをしていきたいのか、等々、小まめに本当によく書いてくれます。
そうなった背景には、経営者である私が仕事で外出することが多く、スタッフと常にコミュニケーションを交わすことができない環境にあることが発端でありました。(弊社は、スタッフ2名ととても小さな会社です)
まずは、どんなことをスタッフから把握したいかを考え、私自身が日報のフォームを作成しました。
因みにどんなことを書いてもらっているかといいますと・・・
- 本日の業務計画 と業務実績
- 現在行っている業務の進捗度 (100%を完了だとすると今どのくらいか)
- 現在、困っていること・確認したいこと(その他、言いにくいこと何でも)
- 明日につなげるために、本日学んだこと
以上の4つです。
毎日のことですから、文字数が多い少ないはありますが、弊社スタッフはとても小まめに書いてくれ、上司としてはスタッフの一日の動きをあとで把握することができ、本当に助かっております。
大切なことは、業務の進捗だけでなく、スタッフがどのような考え・何に困っているのか、何が不明なのかを常に分かろうと上司側がしないと、スタッフとの心の距離は離れていってしまうのではないか思います。そのためにも、最低限でも私自身もコメントを入れることは意識しております。
また、日報だけがコミュニケーションの手段ではなく、職場にいれば、私自身もなるべく声掛けはしようとしております。
そして、もう一つ・・・
実は、とても有難く思っていることは、その日報の小まめさは、スタッフ自身もメリットと思っていることと、そして、その小まめさが人から人へ伝承されていることです。
あるスタッフの日報の使い方は、何月何日に、社長に〇〇の書類を渡した ということも記録に残してあるのです。何で、そこまで細かく書くのだろうと思いましたが、ある時、こんなことがあ
りました。「あの書類はもらっていないな」という話題になった時、
そのスタッフが、これまでの日報を確認し、「〇月〇日に社長に書類を渡しました」と日報を見ながら私に話すのです。そうすると、この日報の使い方は、業務の進捗報告のツールとしてだけではなく、自身の覚書であり、部下として自身を防衛するためにもこの日報
に記述していることを知りました。
自身のためにもとても良い活用の仕方をしており、本当に感心をしました。
また、とても嬉しいことは、その書き方が新しく入社した社員にも伝承されているということです。
日報は、上司から「書け」というから「書かなければならない面倒くさいもの」ではなく、
スタッフ自身にもメリットを感じながら使えているところに、スタッフの主体的動きがあつたことを感じました。
あなたの会社の業務日報の活用はいかがでしょうか。まずは、そもそもの目的をしっかりと
部下と共有しながらも、部下自身にもメリットを感じてもらえる使い方の工夫を議論することも大切ですね。
須山より
よくいくスーパーで気になる店員さんがいます。仮に店員Aとしましょう。
そのスーパーでは、夕方の掻き入れ時になると、レジ担当以外の従業員が店頭に出て、お客様に試食を勧めながら商品を販売する仕組みになっています。どの店員も、声を張り上げ必死にお客さまの注意を引き付けようとしています。そのような状況の中で、店員Aさんは他の店員とは違い、声は小さい、お客様と目を合わせない、そして、うつむき加減で商品を勧める言葉をつぶやいています。もし、あなたが店員Aさんの上司なら、Aさんのこの仕事ぶりに対しどのように声をかけるでしょうか？
以下の3つの対応であなたの対応に最も近いのはどれでしょう？
対応1 「やり方がわからないのか？お客様に声をかけるときは明るく、にこにこしてやればいいんだよ！まずやってみろ！」
対応２ 「だめじゃないか！そんなやり方で売れると思うのか？」
対応３ 「どうした？何か心配なことがある？」
それぞれの対応について、見ていきましょう。
対応１ 本人からしてみれば、何かしらの原因がありうまくできないわけです。恐らくやり方だけでなく、や
る気の問題もあるでしょう。この状態でやり方だけ教えるのでは、本人にとってはピント外れのアドバイスになります。
対応２ 頭ごなしに叱責するのはNGです。本人が余計に委縮し、問題解決にさらに時間がかかってしまうでし
ょう。
対応3 これが正解です。この店員Aさんには、店頭販売がうまくできない本人なりの理由があるはずです。
その理由を吐き出せない限り、問題解決にはつながりません。まずは相手の話に耳を傾け、心にたまっているモヤモヤを吐き出させます。
相手の心の中の物を吐き出させるためには、話の聞き方にコツがあります。まずは、相手の話を促し、聴くことです。
「何があったの？」
「どうしたの？」
「どうしてそう思うの？」と話を促しながら、聴いていきます。
「実は●●が苦手で…」と相手が言ったら、「そうなんだ。●●が苦手なんだ」とだけ返します。これをおうむ返しと言います。「オウム返し」は、あなたの話を聴いていますよ」というサインです。これにより、相手は自分から心にたまったものを吐き出していきます。
「オウム返し」は、簡単ですが非常に効果的な方法です。是非お試しください！
