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私も事務所にて、電話を取る機会も多いですが・・・
本日は、『好印象で気持ちの良い電話の受け方』についてご紹介します。
顔の見えない相手とのコミュニケーションでは、ことさら気遣いが欠かせません。
印象をよくするポイントを紹介します。
① 第一声は明るく
第一声で印象がきまります。明るくハキハキと。マスク着用は声が
こもりやすいので、特に意識しましょう。
② 相手を待たせない
電話応対の基本は相手を待たせない事。もし待たせてしまったら、
「お待たせいたしました」の一言を添えましょう。
③ 取り次ぎはスムーズに
相手の会社名・名前などをしっかり伝えましょう。取り次ぐ相手が
不在の時は、できればいつコールバックできるかを先方に伝えます。
TKCbusiness news ワンポイントより 引用
自分が受けた電話を、不在中の上司へ伝える手段として、私はメールを普段の業務の
中で使います。携帯電話のアドレスへメールをするので、「簡潔に・分かり易く」
メールの文章を作成する様心掛けています。
また、緊急時やすぐ先方へ折り返しの電話を依頼したい時は、は上司へメールを送信
した後、携帯電話へ１本電話を入れ、入電があった旨伝える等の工夫をしています。
また、メモに残す時も、見た相手が分かり易いように工夫をする事も重要なポイント
ですね。
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